Articolo 16, commi 6-12
(Posta elettronica certificata. Modifiche al Codice dell’Amministrazione
digitale)
6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il
proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione
al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della
presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla
medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese
l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di
posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive
eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di
segreteria.
7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello
Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta
elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della
presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in
via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di
posta elettronica certificata.
8. Le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto
legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non
abbiano provveduto ai sensi dell’articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice
dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di
protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella
pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un
elenco consultabile per via telematica. Dall’attuazione del presente articolo
non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si
deve provvedere nell’ambito delle risorse disponibili.
9. Salvo quanto stabilito dall’articolo 47, commi 1 e 2, del codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82, le comunicazioni tra i soggetti di cui al comma 8 del presente articolo, che
abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate
attraverso la posta elettronica certificata, senza che il destinatario debba
dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
10. La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta
elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi
costituiti al sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri.
L’estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole pubbliche
amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di
loro competenza.
11. I commi 4, 5, 6 e 7 dell’articolo 4 del decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, sono abrogati.
12. I commi 4 e 5 dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82, recante "Codice dell’amministrazione digitale", sono sostituiti dai
seguenti:
«4. Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di
documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su
altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli
originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è assicurata da
chi lo detiene mediante l’utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto
delle regole tecniche di cui all’articolo 71.
5.
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere
individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le
quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della
conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica
sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un
notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da
questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.».
I
commi da 6 a 12 dell’articolo 16 recano disposizioni volte alla
riduzione dei costi e all’alleggerimento degli oneri amministrativi sia per le
imprese sia per le pubbliche amministrazioni, attraverso il più ampio ricorso a
modalità informatiche di comunicazione e consultazione dei dati, nonché di
gestione e conservazione dei documenti.
Il
comma 6 impone alle imprese costituite in forma societaria l’obbligo
di indicare nella domanda di iscrizione al registro delle imprese il proprio
indirizzo di posta elettronica certificata.
Si ricorda che il Registro delle imprese, tenuto
da un apposito Ufficio presso le camere di commercio, è stato istituito
dall’articolo 8 della legge n. 580 del 1993. Al Registro sono tenuti
ad iscriversi tutti coloro che esercitano un’attività imprenditoriale, previa
denuncia alla camera di commercio. La registrazione garantisce la pubblicità
legale delle imprese e di tutti gli atti che le riguardano e ne testimonia
l’esistenza, l’attività esercitata e gli eventi aventi rilievo giuridico durante
la sua attività. Contestualmente all’iscrizione, l’Ufficio preposto della camera
di commercio, in collegamento con il Ministero dell’economia e delle finanze,
assegna il numero di iscrizione al Registro che coincide con il Codice fiscale.
Con il Registro delle imprese (che ha avviato
l'attuazione degli articoli 2188 del codice civile) sono stati gradualmente
unificati i registri e gli elenchi in precedenza esistenti per le varie attività
imprenditoriali. Attualmente il registro si articola in due sezioni, una
ordinaria e una speciale, (alle quali il D.Lgs. 96/2001 ne ha affiancata una
ulteriore per le Società tra avvocati).
Dal 1° novembre 2003 è entrato in vigore l'obbligo
(secondo quanto previsto dall’articolo 31, comma 2, della legge 340 del 2000) di
presentazione di domande, denunce ed atti al Registro delle imprese per via
telematica o su supporto informatico con firma digitale.
La posta elettronica certificata, le cui
caratteristiche consentono di attestare la data e l’ora di spedizione e di
ricezione nonché, grazie alla firma elettronica, la provenienza e l’integrità
del contenuto del messaggio, è prevista e disciplinata dal D.P.R. 68/2005 e
dovrebbe rappresentare lo strumento ordinario per le comunicazioni informatiche
tra cittadini e amministrazioni pubbliche.
Il
termine ultimo per la comunicazione dell’indirizzo di posta
elettronica, da parte di tutte le imprese già costituite in forma societaria
all’entrata in vigore “della presente legge”, è fissato in tre anni a far
data dalla medesima entrata in vigore.
La
disposizione in esame precisa infine che l’iscrizione nel registro delle imprese
del suindicato indirizzo e le sue eventuali variazioni successive sono esenti
dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Il
comma 7 impone ai professionisti iscritti in albi di comunicare
all’ordine o al collegio di appartenenza il proprio indirizzo di posta
elettronica certificata, entro un anno dall’entrata in vigore “della
presente legge”.
Con riguardo alla formulazione dei commi 6 e 7, si osserva che il
riferimento all’entrata in vigore “della presente legge” non appare corretto:
occorrerebbe invece far riferimento all’entrata in vigore “del presente decreto”
o, alternativamente, “della legge di conversione del presente decreto”.
Sarà poi cura degli ordini e dei collegi rendere consultabile in via telematica
l’elenco dei propri iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica.
La
disposizione si applica a tutte le professioni regolamentate per le quali
il legislatore prescriva un albo; a titolo meramente esemplificativo, e
limitandoci agli ordini professionali vigilati dal Ministero della giustizia, si
ricordano le professioni di agronomo, di architetto, di biologo, di chimico, di
commercialista e di esperto contabile, di consulente dal lavoro, di geologo, di
geometra, di giornalista, di ingegnere e di psicologo. Peraltro, la disposizione
segue quanto recentemente previsto per gli avvocati dall’art. 51, comma
5, del decreto legge n. 112 del 2008. In particolare, tale norma novellando il
R.D.L. n. 1578 del 1933, che disciplina la professione di avvocato, ha previsto
che all’interno dell’albo degli avvocati debba essere indicato, per ogni
professionista, il relativo indirizzo di posta elettronica.
I
commi 8 e 9 integrano, senza direttamente novellarla, la disciplina
recata all’art. 47 dal Codice dell’amministrazione digitale in materia di
comunicazioni tra le amministrazioni pubbliche, allo scopo di portare a
regime l’uso della posta elettronica certificata quale ordinario e
tendenzialmente unico strumento di comunicazione, in alternativa all’invio
postale di documenti cartacei.
L’articolo 47 del Codice già oggi dispone, al co. 1,
che “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono
di norma mediante l’utilizzo della posta elettronica”, sancendone la
validità ai fini del procedimento amministrativo quando sia verificata la
provenienza. Ai fini di tale verifica sono considerate valide (co. 2) le
comunicazioni:
–
sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
–
dotate di protocollo informatizzato;
–
di
cui è comunque possibile accertare altrimenti la provenienza, ai sensi della
normativa o delle regole tecniche vigenti;
–
trasmesse mediante posta elettronica certificata.
Il comma 3 fa obbligo alle pubbliche amministrazioni
centrali di:
–
istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella
di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo (in altre
parole, per ciascuna area organizzativa omogenea);
–
utilizzare la posta elettronica per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i
propri dipendenti,
entro otto mesi dall’entrata in vigore del Codice (termine scaduto il
1° settembre 2006).
Quanto alla posta elettronica certificata, il Codice
(art. 48), nel far rinvio al regolamento che la disciplina (il citato D.P.R.
68/2005), stabilisce in via generale che:
–
essa deve essere necessariamente utilizzata per le comunicazioni che
richiedano una ricevuta di invio e una ricevuta di consegna;
–
l’invio mediante posta elettronica certificata equivale, nei casi consentiti
dalla legge, alla notificazione a mezzo posta;
–
le
relative data e ora di trasmissione e di ricezione sono opponibili ai terzi.
I co. 589 e 590 dell’art. 2 della legge finanziaria per
il 2008 (L. 244/2007) recano disposizioni volte a sanzionare il mancato uso
della posta elettronica certificata da parte delle pubbliche amministrazioni
centrali e degli enti pubblici non economici nazionali. Quando tale mancato
uso (certificato dal CNIPA che, a tal fine, effettua monitoraggi anche a
campione) supera il 50 per cento del totale della corrispondenza inviata, la
norma prevede la riduzione, nell’esercizio finanziario successivo, del 30 per
cento delle risorse stanziate nell’anno in corso per spese di invio della
corrispondenza cartacea.
Ai
sensi del comma 8 in commento, l’obbligo di istituire una casella di
posta certificata (rectius, posta elettronica certificata) per ciascun
registro di protocollo, di cui all’art. 47 del Codice è esteso a tutte le
amministrazioni pubbliche, individuate mediante richiamo all’art. 1, co. 2,
del D.Lgs. 165/2001. Non è posto un termine per l’osservanza a tale obbligo (che
pertanto è da intendersi come immediata): ad esso si aggiunge, quale ulteriore
adempimento, la comunicazione di tali caselle al CNIPA (Centro nazionale
per l’informatica nella pubblica amministrazione), che provvede alla loro
pubblicazione in un elenco consultabile per via telematica. A tutto ciò
occorre provvedere nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o
maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
Il
successivo comma 9 completa la disciplina disponendo che, per le
amministrazioni che abbiano adempiuto a tali obblighi, l’invio di comunicazioni
tramite posta elettronica certificata non richiede che il destinatario
dichiari previamente la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
Il
comma 10 assicura la consultazione telematica libera e senza oneri
(da parte delle pubbliche amministrazioni, delle imprese e dei cittadini) degli
indirizzi di posta elettronica certificata presenti nel registro delle
imprese o negli albi o elenchi costituiti al sensi dell’articolo 16
in commento (il riferimento è ai commi 6, 7 e 8, vedi supra). L’estrazione
di elenchi di indirizzi è peraltro consentita alle sole pubbliche
amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di
loro competenza.
Si segnala l’opportunità di una riformulazione, almeno parziale, dei commi
sin qui illustrati, in termini di novella al Codice dell’amministrazione
digitale; ciò anche alla luce dell’art. 89 del medesimo Codice, ai sensi del
quale “i successivi interventi normativi, incidenti sulle materie oggetto di
riordino [da parte del Codice, dovrebbero essere] attuati esclusivamente
mediante la modifica o l’integrazione delle disposizioni contenute nel […]
Codice” medesimo.
Il
comma 11 abroga l’art. 4, co. da 4 a 7, del regolamento per
l’utilizzo della posta elettronica certificata, di cui al citato D.P.R. 68/2005.
Ai sensi del co. 4 le imprese possono dichiarare la
volontà di accettare, nei reciproci rapporti, l’invio di posta elettronica
certificata, mediante indicazione nell’atto di iscrizione al registro delle
imprese. Il co. 5 rimette al decreto che definisce le regole tecniche, le
modalità con cui il privato comunica la disponibilità all’utilizzo della posta
elettronica certificata, il proprio indirizzo e l’eventuale mutamento del
medesimo o cessazione della disponibilità (nonché le modalità di conservazione,
da parte dei gestori del servizio, della relativa documentazione). Ai sensi del
co. 6, la validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta
elettronica certificata è attestata dalla ricevuta di accettazione e dalla
ricevuta di avvenuta consegna. Il co. 7 dispone che per fruire del servizio di
posta elettronica certificata occorre avvalersi di uno dei gestori di cui agli
artt. 14 e 15.
L’abrogazione dei co. 4 e 5 del D.P.R. 68/205 sembra consequenziale alle
disposizioni introdotte con i commi da 6 a 10; la soppressione dei successivi
commi 6 e 7 potrebbe essere motivata da esigenze di coordinamento.
Si osserva comunque, sotto il profilo del corretto rapporto tra fonti
normative, che la disposizione in commento abroga direttamente, con atto di
rango legislativo, disposizioni aventi natura regolamentare.
Il
comma 12 novella l’art. 23 del Codice dell’amministrazione digitale,
sostituendo i commi 4 e 5 nei termini che seguono:
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I
due commi affrontano il tema della “dematerializzazione” dei documenti,
sotto il profilo dell’efficacia giuridica delle copie su supporto
informatico di documenti formati all’origine su supporto cartaceo o, comunque,
non informatico (il nuovo testo definisce tali documenti “analogici”,
introducendo nel Codice un termine sin qui recato da atti di natura non
legislativa.
Della dematerializzazione trattano
anche gli artt. 42 (con riguardo alle pubbliche amministrazioni) e 43 del
Codice: il co. 1 di quest’ultimo articolo, in particolare, dispone che “I
documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto,
dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento,
ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la
conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel
rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.
Il
testo previgente distingue l’ipotesi in cui il documento (analogico) originale
sia unico da quello in cui non lo sia. Nel secondo caso, la copia su
supporto informatico sostituisce ad ogni effetto di legge l’originale
se la conformità è assicurata dal responsabile della conservazione mediante
l’uso della firma digitale; in caso di originale unico la conformità, agli
stessi fini, dev’essere invece autenticata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento
informatico.
La
novella operata dal comma 12 in commento – all’evidente fine di semplificare gli
oneri amministrativi per le imprese e, in generale, per tutti i soggetti tenuti
per legge alla conservazione di atti e documenti – elimina quest’ultimo
aggravio, sopprimendo la distinzione tra originali unici e non unici:
qualsiasi documento “analogico” è pertanto sostituibile da una copia su supporto
informatico se la conformità è assicurata dal detentore mediante ricorso
alla firma digitale, nel rispetto delle regole tecniche.
Viene tuttavia introdotta una possibile eccezione per talune tipologie di
documenti analogici originali unici, per le quali emergano “esigenze
di natura pubblicistica” (non meglio esplicitate nel testo). Per tali
documenti, individuati da un futuro decreto del Presidente del Consiglio dei
ministri:
§
potrà permanere l’obbligo di conservazione
dell’originale analogico
§
ovvero, qualora sia consentita la dematerializzazione (idest,
“conservazione ottica sostitutiva”), la loro conformità all’originale dovrà
essere autenticata (come in precedenza) da un notaio o da altro pubblico
ufficiale autorizzato, con dichiarazione firmata digitalmente ed allegata al
documento informatico.
